AI Voice Agent koppelen met AFAS, Exact Online, Salesforce, HubSpot, Dynamics en meer

AFAS-koppeling

AFAS wordt door veel organisaties gebruikt als centrale administratie: ERP, financiën, HR en CRM in één omgeving. Daardoor staat er veel informatie in die bellers vragen: wie is de contactpersoon, wat is de status van een project, is een factuur verstuurd of betaald. Met een koppeling via de API van AFAS kan de AI receptionist een beller herkennen aan zijn telefoonnummer of relatienummer, de bijbehorende organisatie en contactpersoon ophalen en daarmee het gesprek persoonlijk maken.

Typische vragen die zij dan zelf afhandelt: "is mijn factuur al verstuurd", "wie is mijn contactpersoon", "kunnen jullie een kopie van de factuur mailen" of "wat is de status van ons project". Na het gesprek legt zij een dossieritem of contactmoment vast met een samenvatting, zodat je collega's in AFAS zien wat er besproken is.

Wat je regelt: welke gegevens zij mag lezen, welke controlevragen de beller beantwoordt en of zij mag schrijven. Gebruik voor de koppeling een apart account met alleen de rechten die nodig zijn. HR-gegevens en salarisinformatie horen niet in een telefoongesprek met AI: sluit die uit. Of iets mogelijk is, hangt af van je AFAS-inrichting en welke gegevens via de API beschikbaar zijn.

Exact Online koppeling

Exact Online is boekhoud- en ERP-software, vaak gebruikt voor orders, facturen en debiteuren. Met een leeskoppeling kan de AI Voice Agent bellers vertellen of een order verwerkt is, of een factuur openstaat en wat het factuurnummer is. Zij vraagt eerst een klantnummer of factuurnummer en controleert of de beller bij die relatie hoort.

Bij vragen over betalingsachterstand, een betalingsregeling of een betwiste factuur verbindt zij door naar je financiële afdeling of legt zij een terugbelverzoek vast. Die gesprekken vragen een mens.

Salesforce koppeling

Salesforce is een CRM waarin vaak accounts, contactpersonen, leads en cases staan. Met een koppeling herkent de AI receptionist een bestaande klant, of maakt zij een nieuwe lead aan met de gegevens en de vraag van de beller. Na het gesprek logt zij een activiteit met samenvatting bij het juiste account of de juiste case.

Wat je regelt: welke objecten en velden zij gebruikt, aan wie een nieuwe lead wordt toegewezen en hoe snel die wordt opgevolgd. Salesforce is vaak sterk op maat ingericht; de koppeling moet passen bij jouw inrichting, niet bij een standaardvoorbeeld.

HubSpot koppeling

HubSpot wordt vaak gebruikt voor marketing, sales en service. De AI Voice Agent kan een beller opzoeken als contact, een nieuw contact of een deal aanmaken bij een nieuwe aanvraag, en het gesprek vastleggen als activiteit met samenvatting. Zo ziet je salesteam direct wie er gebeld heeft en waarover.

Spreek af wanneer een beller een lead wordt en wanneer niet. Anders vult je CRM zich met contacten die geen opvolging nodig hebben. Een goede eerste stap is vaak: alleen loggen, en pas later automatisch leads aanmaken.

Microsoft Dynamics 365 koppeling

Microsoft Dynamics 365 bestaat uit verschillende modules voor CRM, klantenservice en ERP. Welke koppeling zinvol is, hangt af van welke modules je gebruikt. In een CRM- of servicemodule kan de AI receptionist klanten herkennen, de status van een case geven en activiteiten vastleggen. In een ERP-module gaat het eerder om order- en leverstatus.

Omdat Dynamics vaak uitgebreid is aangepast, begin je met een beperkt aantal gegevens en vragen, en breid je pas uit als die goed werken.

Zendesk koppeling

Zendesk is een helpdesksysteem voor tickets en klantvragen. De AI Voice Agent kan een ticket aanmaken van een telefoongesprek, met een samenvatting en de juiste categorie, of een bestaand ticket opzoeken en de status geven. Belt een klant opnieuw, dan voegt zij het gesprek toe aan het lopende ticket.

Zo komen telefoongesprekken in dezelfde werkstroom als e-mail en chat. Spreek af welke tickets direct een medewerker nodig hebben, bijvoorbeeld bij klachten.

Freshdesk koppeling

Freshdesk is eveneens een helpdesk voor tickets. Een koppeling werkt in grote lijnen hetzelfde als bij Zendesk: tickets aanmaken, status geven en informatie toevoegen. Het verschil zit in jouw inrichting: groepen, prioriteiten en verplichte velden bepalen wat de AI receptionist moet uitvragen voordat een ticket compleet is.

Leg die velden per soort vraag vast, zodat je team niet hoeft terug te bellen voor ontbrekende informatie.

TOPdesk koppeling

TOPdesk wordt vaak gebruikt als servicedesk voor IT, facilitair beheer en vastgoed. Bellers zijn dan vaak medewerkers of huurders met een melding: een storing, een defect of een vraag. De AI Voice Agent neemt de melding gestructureerd op, met locatie, object en omschrijving, en maakt een melding aan in de juiste categorie. Ook kan zij de status van een bestaande melding geven.

Bij meldingen met gevaar of grote impact, zoals wateroverlast of een storing die veel mensen raakt, gaat het gesprek direct naar de dienstdoende collega of de noodroute.

Trengo koppeling

Trengo is een gedeelde inbox waarin teams WhatsApp, e-mail, chat en andere kanalen samen behandelen. Met een koppeling kan de AI receptionist een telefoongesprek als samenvatting of ticket in die inbox zetten, zodat het team telefoon en digitale kanalen op één plek ziet. Ook kan zij de beller na het gesprek een WhatsApp-bericht laten sturen met een link of bevestiging, als dat zo is ingericht.

Spreek af welk team welk soort gesprek oppakt en binnen welke termijn, anders verschuift de wachtrij alleen van de telefoon naar de inbox.

Microsoft Teams koppeling

Bij Microsoft Teams gaat het meestal om twee dingen. Ten eerste doorverbinden: als je Teams gebruikt voor telefonie, kan de AI receptionist bellers doorverbinden naar een medewerker of afdeling in Teams, met een korte samenvatting vooraf. Ten tweede meldingen: zij kan een bericht in een kanaal plaatsen, bijvoorbeeld "terugbelverzoek van een klant over een levering".

Doorverbinden hangt af van hoe je Teams-telefonie is ingericht en hoe de AI Voice Agent daarop aansluit. Lees meer bij AI Voice Agent koppelen aan je telefonie en doorverbinden.