1. Verwerkingsverantwoordelijke
Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
ContactOns B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via ContactOns.ai, voor zover ContactOns B.V. het doel en de middelen van die verwerking bepaalt.
ContactOns.ai is het kennisplatform van ContactOns over AI-first klantcontact, AI Voice Agents, Human Assist en omnichannel dienstverlening.
Voor privacyvragen of verzoeken kun je de contactmogelijkheden gebruiken die onderaan deze verklaring staan.
Belangrijk: deze verklaring gaat over ContactOns.ai. Wanneer je wordt doorgestuurd naar ContactOns.nl of een externe website, kan daar een andere privacyverklaring gelden.
2. Persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?
Welke gegevens worden verwerkt, hangt af van wat je op de website doet. We kunnen de volgende categorieën verwerken:
Contactgegevens
Naam, organisatie, functie, e-mailadres, telefoonnummer en andere gegevens die je zelf invult.
Berichtinhoud
Vragen, opmerkingen, aanvraaginformatie, gesprekken en eventuele bijlagen die je zelf verstrekt.
Technische gegevens
IP-adres, browsertype, apparaatcategorie, bezochte pagina’s, datum, tijd en technische loggegevens.
Gebruiksgegevens
Interactie met formulieren, zoekfuncties, chat, voice, links en voorkeuren, voor zover deze functies actief zijn.
Bijzondere of gevoelige gegevens
ContactOns.ai is niet bedoeld om zonder noodzaak bijzondere persoonsgegevens, medische informatie, burgerservicenummers, wachtwoorden, betaalgegevens of vertrouwelijke bedrijfsgeheimen te delen. Plaats zulke informatie daarom niet in een formulier, chat, zoekopdracht of AI Voice-gesprek, tenzij dat uitdrukkelijk nodig en toegestaan is.
3. Doelen en grondslagen
Waarom verwerken we persoonsgegevens?
| Doel | Voorbeelden | Mogelijke AVG-grondslag |
|---|
| Contact en aanvragen | Een vraag beantwoorden, een gesprek voorbereiden of een aanvraag opvolgen. | Uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand daaraan; gerechtvaardigd belang. |
| Website laten werken | Beveiliging, foutdiagnose, sessiebeheer en technisch noodzakelijke cookies. | Gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting waar van toepassing. |
| Verbetering en statistiek | Begrijpen welke inhoud wordt gebruikt en de website verbeteren. | Toestemming wanneer die wettelijk vereist is; anders gerechtvaardigd belang. |
| AI- en zoekfunctionaliteit | Een vraag verwerken, een antwoord genereren, bronnen tonen of een transcript maken. | Uitvoering van jouw verzoek; toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van de functie. |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Spam, aanvallen, fraude en ongeoorloofd gebruik detecteren en tegengaan. | Gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting. |
| Wettelijke administratie | Voldoen aan fiscale, juridische of toezichthoudende verplichtingen. | Wettelijke verplichting. |
De exacte grondslag hangt af van de concrete verwerking. Waar toestemming nodig is, kun je die in beginsel weer intrekken. Dat tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.
4. AI, chat, zoeken en voice
Hoe gaan we om met gegevens in AI-functionaliteiten?
ContactOns.ai kan functies aanbieden waarmee je een vraag typt, inspreekt of laat beantwoorden met behulp van kunstmatige intelligentie. Alleen wanneer zo’n functie zichtbaar en actief is, kan de inhoud die je invoert technisch worden verwerkt om jouw verzoek uit te voeren.
- De ingevoerde vraag, audio, transcriptie en gegenereerde reactie kunnen tijdelijk worden verwerkt.
- De gegevens kunnen via een beveiligde koppeling worden doorgestuurd naar een gespecialiseerde AI-, spraak- of hostingleverancier.
- We streven ernaar alleen gegevens te verwerken die nodig zijn voor de functie en toegang te beperken.
- We gebruiken persoonsgegevens niet bewust om een eigen openbaar AI-model te trainen.
- De uitkomst van AI kan fouten bevatten en wordt niet gebruikt als uitsluitend geautomatiseerd besluit met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen.
Deel zo min mogelijk persoonsgegevens. Formuleer je vraag bij voorkeur zonder namen, dossiernummers, medische details, wachtwoorden of andere vertrouwelijke informatie.
Opname en transcriptie van voicegesprekken
Wanneer een voicefunctie gesprekken opneemt of transcribeert, word je daar vooraf of bij de start van het gesprek over geïnformeerd. Opname en transcriptie worden alleen gebruikt voor de aangegeven doelen, zoals beantwoording, opvolging, kwaliteitsverbetering of beveiliging.
5. Cookies en statistieken
Welke cookies kunnen worden gebruikt?
ContactOns.ai kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Deze kunnen technisch noodzakelijk zijn of — na toestemming wanneer dat vereist is — worden gebruikt voor voorkeuren, statistiek of externe media.
- Noodzakelijke cookies: voor beveiliging, basisfuncties en het onthouden van privacykeuzes.
- Voorkeurscookies: voor instellingen die jij kiest.
- Statistische cookies: om geaggregeerd gebruik en prestaties te begrijpen.
- Externe inhoud: bijvoorbeeld ingesloten media of functies van derden, indien aanwezig.
Via een cookiebanner of privacy-instellingen kun je, wanneer beschikbaar, niet-noodzakelijke cookies accepteren, weigeren of later aanpassen. Noodzakelijke cookies kunnen niet altijd worden uitgeschakeld zonder dat de website minder goed werkt.
6. Ontvangers en verwerkers
Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?
We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, beveiliging, wettelijke verplichtingen of jouw verzoek. Mogelijke ontvangers zijn:
- hosting-, beveiligings- en technisch beheerleveranciers;
- e-mail-, formulier-, CRM- en communicatiedienstverleners;
- analytics- en cookiedienstverleners, voor zover actief en toegestaan;
- AI-, taalmodel-, spraak-, transcriptie- of voiceleveranciers, wanneer je zo’n functie gebruikt;
- professionele adviseurs, toezichthouders of bevoegde overheidsinstanties wanneer dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Waar een leverancier persoonsgegevens namens ContactOns B.V. verwerkt, maken we passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en het toegestane gebruik.
We verkopen jouw persoonsgegevens niet.
7. Internationale doorgifte
Kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen?
Sommige technische, cloud- of AI-leveranciers kunnen vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte werken of daar systemen gebruiken. Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, gebruiken we waar nodig een erkend doorgiftemechanisme en aanvullende maatregelen, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen en beveiligingsafspraken.
De beschikbaarheid en locatie van leveranciers kunnen wijzigen. ContactOns.ai beoordeelt daarom per dienst welke afspraken en instellingen passend zijn.
8. Bewaartermijnen
Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. De termijn hangt af van het type gegevens, het gebruik, afspraken, beveiligingsbehoeften en wettelijke verplichtingen.
| Categorie | Uitgangspunt voor bewaring |
|---|
| Contactaanvragen en correspondentie | Zolang nodig voor beantwoording en opvolging, daarna alleen zolang er een gerechtvaardigde of wettelijke reden bestaat. |
| Technische en beveiligingslogs | Zo kort mogelijk, met een langere termijn wanneer onderzoek naar beveiliging of misbruik dat vereist. |
| Cookie- en statistiekgegevens | Volgens de ingestelde looptijd en de informatie in de cookie-instellingen van de website. |
| AI-vragen, audio en transcripties | Afhankelijk van de functie en leverancier; bij voorkeur beperkt tot wat nodig is voor verwerking, opvolging, kwaliteit en beveiliging. |
| Administratieve gegevens | Volgens toepasselijke wettelijke bewaarplichten. |
Gegevens kunnen eerder worden verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn of wanneer een geldig verwijderingsverzoek wordt toegewezen.
9. Beveiliging
Hoe beschermen we persoonsgegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
- versleutelde verbindingen waar passend;
- beperkte en rolgebonden toegang;
- updates, monitoring en beveiligingsmaatregelen voor systemen;
- back-ups en herstelmaatregelen waar passend;
- afspraken met leveranciers en geheimhouding;
- beoordeling en opvolging van mogelijke datalekken.
Geen enkele methode is volledig risicoloos. Vermoed je misbruik, een kwetsbaarheid of een datalek dat ContactOns.ai raakt, neem dan zo snel mogelijk contact op.
10. Privacyrechten
Welke rechten heb je?
Afhankelijk van de situatie kun je de volgende rechten uitoefenen:
Inzage
Opvragen welke persoonsgegevens we van je verwerken.
Correctie
Onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
Verwijdering
Verzoeken gegevens te wissen wanneer geen geldige reden voor bewaring resteert.
Beperking
De verwerking tijdelijk laten beperken in situaties die de AVG beschrijft.
Bezwaar
Bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
Overdraagbaarheid
Bepaalde gegevens in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen.
Je kunt ook eerder gegeven toestemming intrekken. Voor de behandeling van een verzoek kunnen we aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. We reageren binnen de wettelijke termijn en leggen het uit wanneer een verzoek geheel of gedeeltelijk niet kan worden uitgevoerd.
Ben je niet tevreden over de afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Minderjarigen
Is ContactOns.ai bedoeld voor kinderen?
ContactOns.ai richt zich op professionals en organisaties en is niet specifiek bedoeld voor kinderen. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder een geldige grondslag of vereiste toestemming. Denk je dat een minderjarige onnodig gegevens heeft verstrekt, neem dan contact op zodat we dit kunnen beoordelen.
12. Wijzigingen
Kan deze privacyverklaring veranderen?
Ja. De website, leveranciers, wetgeving en AI-functionaliteiten kunnen veranderen. Daarom kunnen we deze privacyverklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen kunnen we aanvullende informatie tonen.
Laatst bijgewerkt: 5 augustus 2026.
13. Contact
Vraag over privacy of een verzoek indienen?
Neem contact op met ContactOns B.V. en vermeld dat je vraag betrekking heeft op privacy of persoonsgegevens. Beschrijf zo duidelijk mogelijk op welke websitefunctie, aanvraag of communicatie je verzoek betrekking heeft.
Gebruik daarvoor de officiële contactpagina van ContactOns. Deel bij een eerste verzoek geen kopie van een identiteitsbewijs. Wanneer aanvullende identificatie nodig is, ontvang je daarvoor afzonderlijke instructies.
Veelgestelde vragen
Privacy bij ContactOns.ai
Welke persoonsgegevens verwerkt ContactOns.ai?
Dat hangt af van hoe je de website gebruikt. Het kan gaan om contactgegevens, informatie die je zelf invult, technische gegevens, cookiegegevens en inhoud die je via een actieve AI- of voicefunctie deelt.
Worden mijn gegevens verkocht?
Nee. ContactOns.ai verkoopt jouw persoonsgegevens niet.
Worden mijn gegevens gebruikt om openbare AI-modellen te trainen?
ContactOns.ai gebruikt persoonsgegevens niet bewust om een eigen openbaar AI-model te trainen. Wanneer een externe AI-dienst wordt gebruikt, gelden daarnaast de contractuele afspraken, beveiliging en instellingen van die leverancier.
Kan ik mijn gegevens laten verwijderen?
Je kunt een verwijderingsverzoek indienen. Het verzoek wordt beoordeeld volgens de AVG. Soms moeten gegevens langer worden bewaard door een wettelijke verplichting of een andere geldige reden.
Waar kan ik mijn cookievoorkeuren aanpassen?
Wanneer de website een cookiebanner of privacy-instellingen toont, kun je daar niet-noodzakelijke cookies accepteren, weigeren of aanpassen.